Le choix d’un partenaire est crucial. Idel, spécialiste en éditique, intervient dans le processus complet de production des documents de gestion, de la conception à la livraison au destinataire final. Quelques exemples de documents de gestion : Factures, relances, quittances de loyer, lettres chèque, relevés de com ptes bancaires, décomptes de prestations, situations de portefeuille, tableaux d’amortissement, fiches de paie, règlements intérieurs, annuaires internes, décomptes d’absences, statistiques, tableaux de bord, rapports…
CONSEIL
Conception de documents Parce que l’un des aspects du métier d’Idel est d’apporter une valeur ajoutée sur les documents de gestion, il est recommandé de débuter le cycle de production par une analyse détaillée des documents.
Exemples : Une facture doit être simple, concise, détailler les prestations à payer, proposer des solutions de paiement (chèque pré-renseigné, T.I.P., etc), indiquer les délais de recouvrement, comporter un espace d’informations destinées au client ; Un relevé de compte doit être complet, rappeler l’ancien état du compte, détailler toutes les opérations sur la période de référence, indiquer la situation d’autres comptes, comporter un R.I.B., disposer d’un espace de dialogue pour proposer des nouveaux produits, rappeler les coordonnées du gestionnaire du compte ; Une fiche de paie doit comprendre toutes les mentions obligatoires et légales, disposer d’une zone d’informations à destination du salarié ; des états statistiques doivent être dynamiques, graphiques grâce à des histogrammes, des courbes ou des aires, variés en polices de caractères pour une meilleure mise en évidence des informations importantes ; ils doivent être clairs tout en étant denses.
Cette première étape se conclut par une définition précise voire un cahier des charges : de la présentation du document : fond de page ; des données à transmettre ou à gérer : données variables ; du format des données ; de la structure du support de transmission. des modalités d’expédition : regroupement de documents, tarifs d’affranchissement, d’acheminement.
INGÉNIERIE
Informatique d’édition Un service spécialisé d’Idel développe à partir du cahier des charges et d’une bibliothèque de solutions logicielles paramétrables un processus de production automatisé et spécifique. Concernant les formats de données, quatre grandes familles sont couramment traitées : les bases de données ; XML ; les données dans des enregistrements de longueur fixe ou variable ; les fichiers SPOOL.
PRODUCTION
Traitement informatique des données
Il s’agit de prendre en charge les supports transmis, d’assurer la manipulation et transformation des données, ainsi que la mise en page, à l’aide du processus de production prévu.
La transmission des données s’effectue généralement : Soit à l’aide de supports physiques tels que bandes magnétiques, cartouches, cédéroms… Soit au travers de réseaux ouverts ou spécialisés.
Impression laser
Impression des documents de gestion — mode page à page — haut débit — mode portrait ou paysage — du format carte de visite au format A3 — noir avec ou sans une couleur d’accompagnement (vert, rouge ou bleu). A l’occasion de cette étape, des opérations complémentaires comme l’impression de codes OMR , de codes à barre, le foliotage peuvent être programmées.
Traitement du courrier
Mise sous pli Les différents feuillets sont regroupés automatiquement en contrôlant la concordance par lecture des codes OMR. Optionnellement et sélectivement, des documents annexes peuvent être joints. Les documents de gestion sont ensuite pliés, mis sous enveloppe et affranchis selon deux méthodes: Informatiquement ; A l’aide de machines à affranchir, aux tarifs lettre, écopli, écopli en nombre.
Affranchissement Dans le cadre d’un engagement contractuel avec La Poste, Idel fait bénéficier ses clients des remises postales accordées par La Poste.
Dépôt, livraison, routage Les documents de gestion sont retirés directement et quotidiennement par le centre de tri postal.
Stockage La conservation des papiers fournis (papiers, enveloppes, annexes) est assurée dans un entrepôt sécurisé.
Options Impression laser de doubles Conserver certains documents sous forme papier est une obligation légale. La durée de conservation est variable selon la famille de documents. Diffusion auprès de l’utilisateur final de documents de gestion par fax, mail.
Nos engagements Confidentialité (contractualisé à la demande), respectée par l’ensemble des collaborateurs d’Idel concernés ; Destruction des données confiées, une fois celles-ci imprimées (ou totalement traitées) ; Protection de la production, grâce à des locaux sécurisés.
OPTIONS
ARCHIVAGE Les documents de gestion, au format de l’image imprimée, peuvent être archivés sur cédérom à des fins de réemploi : consultation, recherche pour réimpression à la demande…
GEIDE Le service d’ingénierie informatique d’Idel peut développer un serveur intranet de GEIDE pour une gestion et un archivage global et centralisé des images imprimées de vos documents de gestion.
